Jokainen meistä viettää pitkiä aikoja sähköposteja takomalla. Jotkut huolellisemmin, jotkut huolettomammin. Joka tapauksessa se on oleellisin työväline, mitä suurimmalla osalla meistä nykyään on.
Itse asiassa moni taitaa ajatella, että vastattu sähköposti on yhtä kuin tehty työ. Joskus näin voi olla, mutta joskus pikaisilla vastauksilla asia on vain sysätty itseltä pois tavalla, joka aiheuttaa lisätyötä ja yleistä hämmennystä.
Olen sen verran vanha tekijä, että yliopistossa tuli opiskeltua liikekirjeenvaihtoa eri kielillä. Opin muotoilemaan kohteliaisuuksia, eri maiden tapoja merkitä päivämäärä ja tervehdyksien soveliaat ilmaisut.
Opiskeleeko kukaan sähköpostiviestintää? Ei. Ja sen näkee.
Case 1
Tämä on pysyvä ärsytykseni: Yksi laittaa sähköpostin neljälle ihmiselle ja pyytää, että nämä vastaanottajat ns. “ottavat asiasta kopin”.
Vastaanottajista se, jolla on tässä asiassa paras yleis- ja työnkuva, vastaa lähettäjälle, että otan tästä kiinni ja palaan asiaan. Sitten lähettää viestin kolmelle muulle ja ehdottaa etenemistapaa.
Hieman myöhemmin yksi muista vastaanottajista päättääkin vastata siihen ihan ensimmäiseen viestiin, jolloin on syntynyt kaksi eri viestiketjua, joista toisessa on mukana myös lähettäjä ja toisessa ei. Alkuperäinen lähettäjä siis ilmaisi selvästi, että hänen ei tarvitse olla tässä keskustelussa mukana.
Case 2
Asiaa X ihmetellään viestissä, jonka vastaanottajina on kolme ihmistä. Yksi näistä tietää tästä asiasta eniten. Hän vastaa viestiin melko pian, kaikille.
Vähän myöhemmin yksi muista vastaanottajista päättää reagoida asiaan, jättää huomiotta jo tulleen viestin sisällön, kirjoittaa sen ohi ja liittää mukaan muutaman nimen lisää (varmuuden vuoksi).
Keskustelu rönsyilee pitkään ja lopuksi siinä on mukana kymmenkunta nimeä, joista osalla ei ole mitään käsitystä siitä, mistä keskustelu on alkanut. Monella on siitä kyllä mielipide.
Case 3
Kirjoitat yhdelle ihmiselle suoraan asiasta, joka koskee vain häntä. Hän vastaa ja liittää kopioksi toisen ihmisen, koska yksi alkuperäisen viestisi osa-alue sisältää kysymyksen, johon tämä kolmas henkilö ehkä osaisi vastata.
Päästäkseen siihen tämän kuitenkin pitäisi lukea melko pitkä pätkä asiaa, joka ei liity häneen millään tavoin.
Case 4
Vaarallisin kombo kaikkia yllä mainittuja. Ketju on itse asiassa alkanut joidenkin kahdenkeskisenä viestinvaihtona ja liittyy kolmannen henkilön työsuhteeseen. Asia on rönsyillyt ties mihin, ja saat fwd-etuliitteellä viestin, jossa alimpana on tämän henkilön palkka ja luontaisedut.
Ehkä jotenkin näin?
Mieti hetki. Jos saat viestin, jossa on useita vastaanottajia ja se ei ole tullut minuutti sitten, katso onko siihen tullut jo vastaus. Vastaa itse vain, jos on oikeasti syytä. Lyhyesti. Älä liitä mukaan muita nimiä ellei alkuperäisen vastaanottajajoukon kesken näin päätetä toimia.
Usean vastaanottajan sähköpostiviesti on kuin pieni neukkari, jossa viestin vastaanottajat virtuaalisesti palaveeraavat. Älä huutele ohikulkijoita mukaan palaveriin, joka on aivan kesken. Tai jossa näytöllä on jonkun yksityisasiat tai mielipiteet. Ilmaisut, jotka on tarkoitettu vain sinulle.
Ja ennen muuta: mieti miten sähköpostiin liittyvä ASIA parhaiten etenee ja tulee hoidetuksi. Toimi sitten sen mukaan. Vastattu sähköposti ei aina ole yhtä kuin tehty työ. Se ei tarkoita että asia on hoidettu, se vain on siirtynyt jollekin toiselle – mahdollisesti astetta kaoottisemmassa muodossa.